OXYD Studio
Automatisation pour les petites entreprises · Dijon · contact@oxyd.studio
Compte rendu de diagnostic
Réf. : exemple · entreprise fictive
Exemple
1Ce qu’on a vu
Huit personnes : le gérant, une assistante à mi-temps, cinq compagnons et un apprenti. Les outils sont simples et bien tenus : une messagerie, un logiciel de devis et de facturation, un tableur pour le planning des poses.
- Les devis partent vite, mais ils ne sont presque jamais relancés : le gérant s’en occupe quand il y pense, souvent le soir.
- Les demandes de devis arrivent par le site, par mail et par SMS. Elles sont recopiées à la main dans un tableau.
- La veille de chaque pose, l’assistante appelle le client pour confirmer. Elle tombe souvent sur le répondeur.
- Les fiches d’heures des compagnons sont sur papier, ressaisies le vendredi pour la paie.
2Les trois tâches qui valent le coup
| Tâche | Aujourd’hui | Après | Temps rendu par semaine exemple |
|---|---|---|---|
| Relancer les devis sans réponse | Environ 25 devis par mois. Le gérant relance quand il y pense ; une partie n’est jamais relancée. | Un mail part tout seul 3 jours, puis 10 jours après l’envoi, au nom du gérant. Il s’arrête dès que le client répond. Chaque lundi, la liste des devis à appeler. | 2 h |
| Ranger les demandes de devis | Les demandes du site et des mails sont recopiées le soir dans un tableau. | Chaque demande arrive d’elle-même dans le tableau : nom, téléphone, ville, travaux, photos. Le client reçoit un accusé de réception avec les questions habituelles. Les SMS restent à recopier. | 1 h 40 |
| Confirmer les poses la veille | Environ 9 appels par semaine, un par un, souvent sur répondeur. | Un SMS part la veille à 17 h : heure d’arrivée, nom du compagnon, numéro à rappeler. L’assistante n’appelle plus que ceux qui n’ont pas répondu. | 1 h 10 |
| Total soit environ 227 heures sur une année de 47 semaines | 4 h 50 | ||
3Ce qui ne vaut pas la peine
- Les fiches d’heures des compagnons. Environ 40 minutes par semaine. Les passer sur téléphone obligerait six personnes à changer leurs habitudes sur les chantiers, pour un gain faible. On garde le papier.
- Les devis eux-mêmes. Chaque devis demande un métré, un choix de bois et de quincaillerie : c’est le savoir-faire du gérant. Un outil ne ferait pas mieux, et ses erreurs coûteraient cher.
- Un répondeur automatique. Les clients appellent pour parler à quelqu’un du métier. Les appels sont peu nombreux et souvent techniques : on garde une vraie voix.
4Notre recommandation
Commencer par la relance des devis.
- C’est la tâche qui prend le plus de temps au gérant.
- Elle s’appuie sur la messagerie et le logiciel de devis déjà en place : rien ne change pour l’équipe.
- On voit vite si elle marche : les premières relances partent la semaine de la mise en service.
5Prix estimé
- Relance automatique des devis750 €
- À la commande (30 %)225 €
- Quand vous avez validé l’outil, comme décrit dans le devis (70 %)525 €
- Abonnement en plusaucun
Exemple. Le prix définitif est fixé dans le devis, dans la fourchette d’une première automatisation (de 600 à 900 €). Les mails partent depuis votre messagerie. Mise en service visée : une dizaine de jours ouvrés après votre accord.
6La suite possible
Si la relance vous convient : le rangement des demandes, puis la confirmation des poses. Chacune fera l’objet d’un devis séparé. Rien n’est engagé tant que vous n’avez rien signé.